Thủ tục hải quan là gì? Quy trình thực hiện cơ bản

Thủ tục hải quan là tập hợp các công việc mà người khai hải quan phải thực hiện với cơ quan hải quan để hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu được xử lý theo quy định. Về thực tế, một quy trình thủ tục hải quan không chỉ bắt đầu từ lúc truyền tờ khai mà cần được chuẩn bị từ trước, gồm kiểm tra thông tin hàng hóa, chứng từ, chính sách mặt hàng, khai báo, xử lý kết quả phân luồng và hoàn tất các yêu cầu để hàng được thông quan.

Khung pháp lý về thủ tục hải quan hiện được quy định trên cơ sở Luật Hải quan và các văn bản hướng dẫn thi hành, trong đó Nghị định 08/2015/NĐ-CP đã được sửa đổi, bổ sung, đáng chú ý là Nghị định 167/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 15/08/2025.

1. Thủ tục hải quan là gì?

Hiểu đơn giản, thủ tục hải quan là quy trình doanh nghiệp thực hiện để khai báo và làm việc với cơ quan hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.

Quy trình này nhằm giúp cơ quan hải quan có cơ sở kiểm tra, giám sát hàng hóa và xác định việc thực hiện các nghĩa vụ liên quan theo quy định.

Với doanh nghiệp nhập khẩu, thủ tục hải quan thường gắn với các nội dung như:

– Xác định thông tin hàng hóa.

– Chuẩn bị chứng từ.

– Xác định mã HS và chính sách mặt hàng.

– Khai tờ khai hải quan.

– Nộp hoặc xuất trình hồ sơ theo yêu cầu.

– Thực hiện các yêu cầu kiểm tra nếu phát sinh.

– Thực hiện nghĩa vụ thuế, phí và các yêu cầu liên quan.

– Hoàn tất điều kiện để hàng được thông quan và đưa vào lưu thông theo quy định.

Điểm quan trọng là thủ tục hải quan không đồng nghĩa với việc chỉ “mở tờ khai”.

Một tờ khai được truyền lên hệ thống mới chỉ là một bước trong toàn bộ quá trình. Nếu thông tin khai báo chưa phù hợp, chứng từ không thống nhất, hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành hoặc phát sinh kiểm tra thực tế, doanh nghiệp vẫn phải xử lý các bước tiếp theo.

2. Khi nào doanh nghiệp phải làm thủ tục hải quan?

Thông thường, hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu thuộc đối tượng phải làm thủ tục hải quan theo quy định thì người khai hải quan phải thực hiện việc khai báo và hoàn thành các yêu cầu liên quan trước khi hàng được xử lý theo trạng thái tương ứng.

Đối với doanh nghiệp nhập khẩu hàng từ Trung Quốc về Việt Nam, đây là vấn đề đặc biệt cần quan tâm.

Ví dụ, doanh nghiệp đặt một lô hàng từ nhà cung cấp Trung Quốc. Việc nhà cung cấp đã giao hàng cho đơn vị vận chuyển không có nghĩa là doanh nghiệp Việt Nam đã hoàn tất thủ tục nhập khẩu.

Lô hàng vẫn có thể cần trải qua các bước:

Nhà cung cấp giao hàng → vận chuyển → chuẩn bị hồ sơ → khai báo hải quan → xử lý phân luồng/kiểm tra → hoàn thành nghĩa vụ liên quan → thông quan → vận chuyển về kho/doanh nghiệp.

Tùy loại hình, hàng hóa và chính sách quản lý, thành phần hồ sơ cũng như các yêu cầu cụ thể có thể khác nhau.

Do đó, doanh nghiệp không nên sử dụng một quy trình cố định cho tất cả các mặt hàng.

3. Quy trình thủ tục hải quan cơ bản gồm những bước nào?

Ở góc độ vận hành doanh nghiệp, có thể hình dung quy trình thành 6 bước chính.

Bước 1: Kiểm tra hàng hóa trước khi khai báo

Đây là bước thường bị bỏ qua nhưng lại có ảnh hưởng rất lớn đến các bước phía sau.

Trước khi khai báo, doanh nghiệp cần xác định các nội dung sau:

– Tên hàng và bản chất sản phẩm.

– Thành phần, vật liệu hoặc cấu tạo nếu cần.

– Công dụng của hàng hóa.

– Quy cách, model, nhãn hiệu.

– Số lượng.

– Đơn vị tính.

– Trọng lượng.

– Xuất xứ.

– Giá trị giao dịch.

– Thông tin nhà cung cấp.

– Điều kiện giao hàng.

– Các chứng từ đi kèm.

Đồng thời, doanh nghiệp cần kiểm tra xem mặt hàng có thuộc diện quản lý chuyên ngành, cần giấy phép, kiểm tra chất lượng, kiểm tra an toàn hoặc yêu cầu khác trước khi nhập khẩu hay không.

Đây là lý do việc kiểm tra chính sách mặt hàng trước khi đặt hàng quan trọng hơn việc chờ đến khi hàng về cửa khẩu mới bắt đầu kiểm tra.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ hải quan

Tùy từng loại hàng và loại hình xuất nhập khẩu, hồ sơ có thể gồm những chứng từ khác nhau.

Một số chứng từ thường gặp gồm:

– Tờ khai hải quan.

– Hóa đơn thương mại.

– Chứng từ vận tải.

– Packing List trong những trường hợp phù hợp.

– Giấy phép hoặc văn bản quản lý chuyên ngành nếu thuộc diện yêu cầu.

– Chứng từ chứng minh xuất xứ khi thuộc trường hợp cần sử dụng.

– Các chứng từ khác theo từng loại hàng và quy định liên quan.

Doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến tính thống nhất giữa các chứng từ.

Ví dụ:

Invoice ghi 1.000 sản phẩm nhưng Packing List ghi 900 sản phẩm.

Tên hàng trên Invoice rất chung chung nhưng thông tin thực tế của sản phẩm lại khác.

Đơn vị tính trên chứng từ không thống nhất với dữ liệu khai báo.

Những khác biệt tưởng như nhỏ này có thể khiến quá trình xử lý hồ sơ phát sinh thêm bước kiểm tra hoặc giải trình.

Bước 3: Khai tờ khai hải quan

Sau khi có đủ thông tin cần thiết, người khai hải quan thực hiện khai báo theo quy định.

Thông tin khai phải phản ánh đúng hàng hóa và chứng từ liên quan.

Đặc biệt, doanh nghiệp cần kiểm soát các nhóm thông tin quan trọng như:

– Mã HS.

– Mô tả hàng hóa.

– Số lượng.

– Đơn vị tính.

– Trọng lượng.

– Trị giá.

– Xuất xứ.

– Thông tin người xuất khẩu, nhập khẩu.

– Thông tin vận chuyển.

– Các thông tin khác theo loại hình và trường hợp cụ thể.

Theo quy định hiện hành, người khai hải quan chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực và hợp pháp của nội dung đã khai và chứng từ đã nộp; quy định hiện hành cũng đặt ra yêu cầu về sự thống nhất giữa hồ sơ lưu tại doanh nghiệp và hồ sơ lưu tại cơ quan hải quan.

Vì vậy, doanh nghiệp không nên xem việc khai báo là thao tác nhập dữ liệu đơn thuần.

Bước 4: Cơ quan hải quan tiếp nhận và kiểm tra

Sau khi khai báo, thông tin được hệ thống tiếp nhận và xử lý theo quy định.

Tùy kết quả phân luồng và tính chất lô hàng, doanh nghiệp có thể phải thực hiện những yêu cầu khác nhau.

Có trường hợp hồ sơ được xử lý tương đối nhanh.

Có trường hợp cơ quan hải quan yêu cầu kiểm tra hồ sơ.

Có trường hợp phải kiểm tra thực tế hàng hóa.

Cũng có những lô hàng phát sinh yêu cầu liên quan đến chính sách mặt hàng, chứng từ hoặc nghĩa vụ thuế.

Vì vậy, thời gian làm thủ tục hải quan không phải lúc nào cũng giống nhau, kể cả với những lô hàng đi cùng một tuyến.

Bước 5: Thực hiện các yêu cầu phát sinh

Nếu hồ sơ hoặc hàng hóa phát sinh yêu cầu kiểm tra, doanh nghiệp cần phối hợp xử lý.

Có thể bao gồm:

– Bổ sung chứng từ.

– Giải trình thông tin.

– Khai bổ sung theo trường hợp được phép.

– Kiểm tra thực tế hàng hóa.

– Thực hiện kiểm tra chuyên ngành nếu thuộc diện quản lý.

– Hoàn thành nghĩa vụ thuế theo quy định.

Ở bước này, chất lượng chuẩn bị ban đầu có ảnh hưởng rất lớn.

Nếu doanh nghiệp có đầy đủ thông tin về sản phẩm, chứng từ thống nhất và xác định đúng chính sách từ trước, việc xử lý thường chủ động hơn.

Ngược lại, nếu đến lúc hàng về mới phát hiện thiếu chứng từ hoặc chưa xác định được chính sách mặt hàng, thời gian xử lý có thể bị kéo dài.

Bước 6: Hoàn tất thủ tục và thông quan

Khi doanh nghiệp đã hoàn thành các yêu cầu cần thiết theo quy định và lô hàng đáp ứng điều kiện tương ứng, hàng hóa được xử lý để thông quan.

Sau đó, doanh nghiệp tiếp tục thực hiện các công việc logistics phía sau như:

– Đưa hàng ra khỏi khu vực giám sát theo quy định.

– Vận chuyển về kho.

– Kiểm đếm và đối chiếu hàng hóa.

– Phân loại, lưu kho.

– Giao hàng đến địa điểm cuối.

Điều này cho thấy thông quan chỉ là một mắt xích trong chuỗi nhập khẩu, không phải toàn bộ quá trình logistics.

4. Hồ sơ hải quan có phải lô hàng nào cũng giống nhau?

Không.

Đây là điểm doanh nghiệp mới nhập khẩu rất dễ nhầm.

Một bộ hồ sơ cơ bản có thể có những chứng từ quen thuộc như Invoice, Packing List hoặc chứng từ vận tải, nhưng thành phần cụ thể phụ thuộc vào:

– Loại hình xuất nhập khẩu.

– Loại hàng hóa.

– Chính sách quản lý mặt hàng.

– Phương thức vận chuyển.

– Xuất xứ.

– Các yêu cầu quản lý chuyên ngành.

– Trường hợp cụ thể của lô hàng.

Theo quy định hiện hành, người khai hải quan có trách nhiệm khai và nộp, xuất trình các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan theo trường hợp áp dụng; với hồ sơ điện tử, nhiều chứng từ được xử lý thông qua hệ thống điện tử theo quy định.

Vì vậy, doanh nghiệp không nên lấy bộ hồ sơ của một lô hàng trước đó rồi áp dụng nguyên xi cho một mặt hàng mới.

5. Những yếu tố có thể làm thủ tục hải quan kéo dài

Một trong những hiểu lầm phổ biến trong quá trình nhập khẩu là hàng về chậm đồng nghĩa với “hải quan làm chậm”. Trên thực tế, thời gian xử lý có thể bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác, như:

Thông tin hàng hóa chưa rõ

Tên hàng quá chung chung, thiếu thông tin về vật liệu, công dụng hoặc cấu tạo có thể gây khó khăn cho việc xác định mã hàng và chính sách áp dụng.

Chứng từ không thống nhất

Invoice, Packing List, chứng từ vận tải và dữ liệu khai báo có sự khác biệt sẽ khiến doanh nghiệp phải kiểm tra lại.

Mã HS chưa được xác định phù hợp

Mã HS có thể liên quan đến thuế và chính sách quản lý hàng hóa. Vì vậy, việc xác định mã không nên thực hiện theo cảm tính hoặc chỉ dựa vào tên gọi thương mại.

Hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành

Một số mặt hàng có thể phát sinh giấy phép, kiểm tra chất lượng, kiểm tra chuyên ngành hoặc yêu cầu khác.

Nếu doanh nghiệp chỉ kiểm tra sau khi hàng đã về cửa khẩu, rủi ro chậm tiến độ sẽ cao hơn.

Phát sinh kiểm tra

Việc kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm tra thực tế tùy thuộc vào từng trường hợp và kết quả xử lý của cơ quan hải quan.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị khả năng xử lý thay vì mặc định mọi lô hàng đều có cùng thời gian.

6. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi làm thủ tục hải quan?

Với kinh nghiệm của PT.Logistic, trước khi lô hàng về, doanh nghiệp nên kiểm tra ít nhất các nhóm thông tin sau:

– Hàng hóa thực tế là gì?

– Mã HS dự kiến là gì?

– Hàng có thuộc diện quản lý chuyên ngành không?

– Có cần giấy phép hoặc chứng từ đặc biệt không?

– Invoice đã đầy đủ thông tin chưa?

– Packing List có thống nhất với Invoice không?

– Số lượng và đơn vị tính có chính xác không?

– Trọng lượng có phù hợp không?

– Trị giá khai báo có cơ sở chứng minh không?

– Xuất xứ hàng hóa đã được xác định chưa?

– Chứng từ vận tải đã có chưa?

– Ai là người chịu trách nhiệm kiểm tra hồ sơ?

– Nếu phát sinh kiểm tra hoặc yêu cầu bổ sung thì ai xử lý?

Một checklist đơn giản như vậy có thể giúp doanh nghiệp phát hiện vấn đề trước khi hàng đến cửa khẩu, thay vì xử lý trong tình trạng bị động.

7. Có nên tự làm thủ tục hải quan hay thuê đơn vị hỗ trợ?

Điều này phụ thuộc vào quy mô nhập khẩu, tần suất lô hàng, loại hàng và năng lực nhân sự.

Doanh nghiệp có đội ngũ xuất nhập khẩu chuyên trách, nhập hàng thường xuyên và quy trình ổn định có thể chủ động thực hiện.

Ngược lại, doanh nghiệp mới nhập khẩu, ít lô hàng hoặc chưa có nhân sự chuyên môn có thể cân nhắc sử dụng dịch vụ khai báo hoặc logistics hỗ trợ thủ tục.

Tuy nhiên, thuê đơn vị dịch vụ không có nghĩa doanh nghiệp được bỏ qua trách nhiệm kiểm soát thông tin hàng hóa và chứng từ.

Doanh nghiệp vẫn cần cung cấp thông tin chính xác về sản phẩm, giao dịch và chứng từ liên quan.

Nói cách khác:

Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về thông tin đầu vào; đơn vị hỗ trợ chịu trách nhiệm thực hiện phần công việc được giao theo phạm vi dịch vụ.

Đây cũng là nội dung nên được làm rõ ngay từ đầu khi ký hợp đồng dịch vụ.

8. Một quy trình hải quan tốt bắt đầu trước khi hàng về

Sai lầm phổ biến của doanh nghiệp mới là chỉ bắt đầu quan tâm đến hải quan khi hàng đã đến cửa khẩu.

Cách làm chủ động hơn là kiểm tra từ trước:

Sản phẩm → chính sách mặt hàng → mã HS → chứng từ → trị giá → phương án vận chuyển → khai báo → xử lý thủ tục → thông quan → đưa hàng về kho.

Trong chuỗi này, mỗi bước đều liên quan đến bước phía sau.

Nếu xác định đúng ngay từ đầu, doanh nghiệp có thể giảm đáng kể nguy cơ phải sửa thông tin, bổ sung hồ sơ hoặc xử lý tình huống ngoài kế hoạch.

Đặc biệt với hàng nhập khẩu từ Trung Quốc, doanh nghiệp nên kiểm tra thông tin sản phẩm và chính sách nhập khẩu trước khi đặt hàng, thay vì chờ hàng về Việt Nam mới bắt đầu tìm hiểu.

Kết luận

Thủ tục hải quan không chỉ là thao tác khai một tờ khai. Đó là một quy trình gồm chuẩn bị thông tin, chứng từ, khai báo, xử lý kiểm tra và hoàn thành các yêu cầu liên quan để hàng hóa được xử lý theo quy định.

Doanh nghiệp muốn giảm rủi ro không nhất thiết phải tìm cách “làm thủ tục thật nhanh”, mà trước hết cần xây dựng quy trình đúng ngay từ đầu.

Đặc biệt, ba yếu tố cần được kiểm soát xuyên suốt là:

Thông tin hàng hóa – Chứng từ – Chính sách áp dụng.

Khi ba nhóm thông tin này được chuẩn bị tốt, việc khai báo và xử lý các bước tiếp theo sẽ chủ động hơn.

PT.Logistic đồng hành cùng doanh nghiệp

PT.Logistic cung cấp dịch vụ vận tải, thủ tục hải quan, kho bãi và logistics toàn cầu cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Liên hệ đội ngũ PT.Logistic qua trang Liên hệ để được tư vấn phương án phù hợp với lô hàng của bạn.