Hải quan là gì? Vai trò của hải quan trong hoạt động xuất nhập khẩu

Hải quan là gì? Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ của cơ quan Hải quan và vai trò của thủ tục hải quan trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa của doanh nghiệp.

Hải quan là gì?

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, hàng hóa không chỉ cần được vận chuyển từ quốc gia này sang quốc gia khác mà còn phải tuân thủ các quy định quản lý tại cửa khẩu và lãnh thổ Việt Nam.

Hải quan là một bộ phận quan trọng trong hệ thống quản lý nhà nước đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu, quá cảnh và phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh.

Tại Việt Nam, hoạt động hải quan được điều chỉnh bởi Luật Hải quan và các văn bản hướng dẫn có liên quan. Luật Hải quan số 54/2014/QH13 được Quốc hội ban hành ngày 23/06/2014 và có hiệu lực từ ngày 01/01/2015.

Hiểu đơn giản, trong một lô hàng xuất nhập khẩu, hải quan là một trong những cơ quan quản lý giúp kiểm tra, giám sát và kiểm soát việc đưa hàng hóa qua biên giới theo quy định.

Với doanh nghiệp, điều này có nghĩa là:

Hàng mua được chưa đồng nghĩa với hàng có thể đưa ngay vào lưu thông.

Doanh nghiệp còn phải thực hiện các nghĩa vụ và thủ tục phù hợp với loại hàng, phương thức xuất nhập khẩu và chính sách quản lý áp dụng.

Thủ tục hải quan là gì?

Thủ tục hải quan có thể hiểu là tập hợp các công việc mà người khai hải quan và cơ quan Hải quan thực hiện để xử lý một lô hàng xuất khẩu, nhập khẩu hoặc các loại hình liên quan theo quy định.

Đối với doanh nghiệp nhập khẩu, quá trình này thường liên quan đến:

• Chuẩn bị thông tin hàng hóa

• Chuẩn bị chứng từ

• Xác định mã HS

• Xác định chính sách quản lý hàng hóa

• Khai báo hải quan

• Nộp và xử lý hồ sơ theo yêu cầu

• Thực hiện nghĩa vụ thuế, phí và các nghĩa vụ tài chính liên quan

• Thực hiện kiểm tra hàng hóa nếu thuộc trường hợp phải kiểm tra

• Hoàn tất các điều kiện để hàng được thông quan hoặc được giải quyết theo quy định

Điểm quan trọng là thủ tục hải quan không phải chỉ là bước đóng thuế rồi lấy hàng.

Một lô hàng có thể liên quan đến nhiều yếu tố khác nhau tùy thuộc vào loại hàng và chính sách quản lý.

Vì sao doanh nghiệp xuất nhập khẩu phải làm thủ tục hải quan?

Khi hàng hóa đi qua biên giới, Nhà nước cần có cơ chế quản lý để xác định:

Hàng gì?

Ai nhập hoặc xuất?

Số lượng bao nhiêu?

Trị giá thế nào?

Xuất xứ từ đâu?

Có thuộc diện quản lý, kiểm tra hoặc hạn chế hay không?

Nghĩa vụ thuế và các nghĩa vụ liên quan được thực hiện thế nào?

Vì vậy, thủ tục hải quan giúp cơ quan quản lý có thông tin và cơ sở để thực hiện chức năng quản lý đối với hàng hóa xuất nhập khẩu.

Đối với doanh nghiệp, đây cũng là cơ sở để hàng hóa được xử lý theo đúng quy định và có thể tiếp tục hành trình đến địa điểm nhận hoặc đưa vào hoạt động kinh doanh theo điều kiện áp dụng.

Vai trò của hải quan trong hoạt động xuất nhập khẩu

1. Quản lý hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu

Đây là một trong những vai trò cốt lõi của hoạt động hải quan.

Thông qua hệ thống khai báo, kiểm tra và giám sát, cơ quan Hải quan thực hiện quản lý đối với hàng hóa khi đưa qua biên giới.

Điều này đặc biệt quan trọng khi mỗi nhóm hàng có thể chịu những chính sách quản lý khác nhau.

Ví dụ, cùng là hàng nhập khẩu nhưng một mặt hàng thông thường có thể có yêu cầu khác hoàn toàn so với hàng thuộc diện kiểm tra chuyên ngành hoặc có điều kiện nhập khẩu.

Vì vậy, trước khi nhập hàng, doanh nghiệp cần xác định hàng hóa thuộc chính sách quản lý nào, thay vì chỉ quan tâm đến giá mua và cước vận chuyển.

2. Kiểm tra và giám sát hải quan

Hải quan không chỉ tiếp nhận thông tin do doanh nghiệp khai báo mà còn thực hiện chức năng kiểm tra, giám sát theo quy định.

Tùy trường hợp, việc kiểm tra có thể liên quan đến:

• Hồ sơ

• Chứng từ

• Thông tin khai báo

• Hàng hóa thực tế

• Các yếu tố liên quan đến việc tuân thủ pháp luật hải quan

Đây cũng là lý do doanh nghiệp cần đảm bảo thông tin khai báo phù hợp với hàng hóa và chứng từ thực tế.

Một sai lệch giữa hồ sơ và hàng hóa có thể khiến quá trình xử lý lô hàng phát sinh thêm thời gian hoặc yêu cầu giải trình.

3. Thực hiện quản lý thuế đối với hàng hóa xuất nhập khẩu theo quy định

Đối với hàng nhập khẩu có phát sinh nghĩa vụ thuế, việc khai báo và xác định các thông tin liên quan đến hàng hóa có ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp.

Các yếu tố như:

• Mã HS

• Trị giá

• Xuất xứ

• Chính sách thuế

có thể ảnh hưởng đến số tiền doanh nghiệp phải thực hiện.

Do đó, việc khai báo hải quan không chỉ ảnh hưởng đến tốc độ thông quan mà còn liên quan trực tiếp đến bài toán giá vốn của doanh nghiệp.

4. Kiểm soát việc tuân thủ pháp luật

Hải quan là một mắt xích quan trọng trong việc kiểm soát hàng hóa xuất nhập khẩu theo quy định pháp luật.

Điều này có ý nghĩa đặc biệt với những nhóm hàng có yêu cầu quản lý riêng.

Nếu doanh nghiệp chỉ kiểm tra xem hàng có vận chuyển được không mà không kiểm tra hàng có được phép nhập khẩu theo điều kiện nào, rủi ro có thể phát sinh ngay từ trước khi đặt hàng.

Hải quan có phải là đơn vị vận chuyển hàng hóa không?

Hải quan Không phải là đơn vị vận chuyển hàng hóa.

Đây là một hiểu nhầm khá phổ biến đối với người mới bắt đầu nhập khẩu.

Hải quan là cơ quan quản lý nhà nước trong lĩnh vực hải quan.

Trong khi đó, doanh nghiệp logistics hoặc đơn vị vận chuyển thực hiện các công việc như:

• Tiếp nhận hàng

• Vận chuyển

• Lưu kho

• Gom hàng

• Giao nhận

• Hỗ trợ chứng từ và thủ tục theo phạm vi dịch vụ

Hai bên có vai trò hoàn toàn khác nhau.

Có thể hình dung đơn giản:

Doanh nghiệp nhập khẩu → cung cấp thông tin và thực hiện nghĩa vụ theo quy định

Đơn vị logistics → tổ chức vận chuyển và hỗ trợ các công việc được thuê

Cơ quan Hải quan → thực hiện quản lý, kiểm tra, giám sát và xử lý thủ tục theo thẩm quyền

Việc phân biệt rõ ba vai trò này giúp doanh nghiệp hiểu đúng quy trình xuất nhập khẩu.

Hải quan có quyết định doanh nghiệp được nhập mặt hàng đó hay không?

Cần hiểu vấn đề này chính xác hơn.

Việc một mặt hàng có được phép nhập khẩu hay phải đáp ứng điều kiện nào trước hết phụ thuộc vào chính sách quản lý đối với hàng hóa và hệ thống pháp luật chuyên ngành có liên quan.

Cơ quan Hải quan thực hiện quản lý và xử lý thủ tục hải quan đối với hàng hóa theo quy định.

Do đó, doanh nghiệp không nên chờ đến khi hàng về cửa khẩu mới tìm hiểu xem mặt hàng có yêu cầu giấy phép, kiểm tra chuyên ngành hoặc điều kiện đặc biệt hay không.

Cách làm đúng hơn là:

Xác định hàng hóa → kiểm tra chính sách → xác định mã HS → xác định chứng từ/điều kiện cần thiết → sau đó mới tổ chức nhập hàng.

Đây cũng là một trong những nguyên tắc quan trọng để giảm rủi ro trong hoạt động nhập khẩu.

Một lô hàng đi qua hải quan như thế nào?

Ở mức khái quát, doanh nghiệp có thể hình dung quy trình theo chuỗi:

Chuẩn bị hàng và chứng từ → khai báo hải quan → hệ thống/cơ quan Hải quan xử lý thông tin → kiểm tra theo trường hợp áp dụng → thực hiện nghĩa vụ tài chính → hoàn tất điều kiện thông quan → đưa hàng về điểm nhận

Tùy loại hình và trường hợp cụ thể, trình tự và hồ sơ có thể khác nhau.

Vì vậy, không nên áp dụng một quy trình duy nhất cho tất cả các loại hàng.

Vì sao khai báo hải quan lại quan trọng?

Một tờ khai hải quan chứa nhiều thông tin quan trọng về lô hàng.

Nếu thông tin khai báo không chính xác, doanh nghiệp có thể phải xử lý các vấn đề như:

• Bổ sung hoặc điều chỉnh thông tin

• Giải trình

• Xử lý chênh lệch

• Phát sinh thêm thời gian

• Phát sinh nghĩa vụ tài chính nếu có thay đổi

• Các vấn đề tuân thủ khác tùy trường hợp

Đặc biệt, những thông tin như tên hàng, mã HS, số lượng, trị giá, xuất xứ và chính sách quản lý cần được kiểm tra cẩn thận trước khi khai.

Do đó, khai báo hải quan không nên được xem đơn giản là việc nhập dữ liệu lên hệ thống.

Đây là một công việc đòi hỏi người thực hiện phải hiểu hàng hóa và hiểu quy định áp dụng.

Những lỗi doanh nghiệp thường gặp khi làm thủ tục hải quan

Chỉ hỏi giá vận chuyển mà không kiểm tra chính sách hàng

Doanh nghiệp có thể tìm được nguồn hàng và mức giá tốt nhưng lại phát sinh vấn đề khi bắt đầu làm thủ tục.

Không xác định mã HS trước khi nhập

Mã HS có vai trò quan trọng trong việc phân loại hàng hóa và xác định các chính sách liên quan.

Nếu xác định không phù hợp, doanh nghiệp có thể phải xử lý lại hồ sơ hoặc phát sinh vấn đề về nghĩa vụ tài chính.

Mô tả hàng hóa quá chung chung

Tên hàng trên chứng từ và khai báo cần phản ánh đúng bản chất hàng hóa theo yêu cầu áp dụng.

Một mô tả quá sơ sài có thể khiến việc xác định hàng hóa trở nên khó khăn.

Chứng từ và hàng thực tế không thống nhất

Đây là một trong những nhóm rủi ro mà doanh nghiệp cần kiểm soát từ đầu.

Thông tin về số lượng, chủng loại, quy cách hoặc các đặc điểm liên quan cần được đối chiếu trước khi khai báo.

Đợi hàng đến cửa khẩu mới chuẩn bị hồ sơ

Đây là cách làm dễ tạo áp lực thời gian.

Tốt hơn là chuẩn bị thông tin và chứng từ ngay từ giai đoạn đặt hàng để có thời gian xử lý những vấn đề phát sinh trước khi hàng đến.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi làm thủ tục hải quan?

Một checklist cơ bản có thể gồm:

• Thông tin doanh nghiệp

• Thông tin nhà cung cấp

• Hợp đồng hoặc thỏa thuận mua bán nếu áp dụng

• Commercial Invoice

• Packing List

• Chứng từ vận chuyển

• Thông tin hàng hóa

• Mã HS dự kiến

• Xuất xứ hàng hóa

• Chính sách quản lý mặt hàng

• Giấy phép hoặc chứng từ chuyên ngành nếu thuộc diện yêu cầu

• Thông tin phục vụ xác định trị giá và nghĩa vụ thuế

Tùy loại hình xuất nhập khẩu và từng mặt hàng, bộ hồ sơ thực tế có thể khác nhau.

Doanh nghiệp có thể tự làm thủ tục hải quan không?

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể chủ động tự làm thủ tục hải quan.

Doanh nghiệp có bộ phận xuất nhập khẩu và nhân sự có nghiệp vụ hoàn toàn có thể chủ động thực hiện các công việc thuộc phạm vi trách nhiệm của mình theo quy định.

Tuy nhiên, khi khối lượng nhập khẩu tăng hoặc hàng hóa có nhiều loại hình, nhiều nhà cung cấp và nhiều yêu cầu quản lý, việc tự xử lý toàn bộ có thể khiến doanh nghiệp phải đầu tư thêm nhân sự và hệ thống kiểm soát.

Khi đó, doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng đơn vị logistics hoặc đại lý làm thủ tục hải quan theo phạm vi công việc phù hợp.

Điều quan trọng là doanh nghiệp vẫn cần nắm được thông tin và kiểm soát dữ liệu của lô hàng, ngay cả khi thuê bên ngoài thực hiện một phần nghiệp vụ.

Hải quan ảnh hưởng thế nào đến chi phí logistics?

Nhiều doanh nghiệp chỉ nhìn hải quan dưới góc độ thủ tục.

Nhưng trên thực tế, nghiệp vụ hải quan có thể tác động đến tổng chi phí nhập khẩu thông qua:

• Nghĩa vụ thuế

• Chi phí kiểm tra hoặc chứng từ liên quan nếu có

• Thời gian lưu hàng

• Chi phí lưu kho, lưu bãi nếu phát sinh

• Chi phí xử lý chứng từ

• Chi phí vận chuyển bổ sung khi kế hoạch giao hàng thay đổi

Vì vậy, hiểu hải quan cũng là một cách để quản lý chi phí logistics.

Hải quan trong chuỗi cung ứng hiện đại không chỉ là cửa kiểm tra

Trong chuỗi cung ứng truyền thống, nhiều doanh nghiệp thường chỉ nhìn hải quan như một điểm phải đi qua trước khi hàng được thông quan.

Nhưng với hoạt động xuất nhập khẩu hiện đại, dữ liệu hải quan liên quan trực tiếp đến:

• Thời gian hàng về

• Giá vốn

• Dòng tiền

• Tồn kho

• Khả năng lập kế hoạch

• Mức độ tuân thủ

• Khả năng mở rộng hoạt động nhập khẩu

Khi doanh nghiệp tăng quy mô, một sai sót nhỏ lặp lại trên nhiều lô hàng có thể tạo ra chi phí đáng kể.

Do đó, quản lý hải quan nên được xem là một phần của quản trị chuỗi cung ứng, chứ không chỉ là công việc hành chính.

Kết luận

Hải quan là gì?

Có thể hiểu đơn giản, hải quan là một lĩnh vực quản lý nhà nước gắn với hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu, quá cảnh hàng hóa và phương tiện vận tải qua biên giới.

Đối với doanh nghiệp, thủ tục hải quan là một mắt xích quan trọng kết nối hàng hóa – chứng từ – thuế – chính sách quản lý – vận chuyển – thông quan.

Một lô hàng muốn vận hành hiệu quả không chỉ cần vận chuyển nhanh mà còn cần thông tin chính xác, hồ sơ phù hợp và quy trình hải quan được chuẩn bị từ sớm.

Đó cũng là lý do doanh nghiệp càng nhập khẩu thường xuyên càng cần xây dựng quy trình kiểm soát hải quan bài bản.

PT.Logistic đồng hành cùng doanh nghiệp

PT.Logistic cung cấp dịch vụ vận tải, thủ tục hải quan, kho bãi và logistics toàn cầu cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Liên hệ đội ngũ PT.Logistic qua trang Liên hệ để được tư vấn phương án phù hợp với lô hàng của bạn.