Logistics là gì? Vai trò của logistics trong hoạt động xuất nhập khẩu

Logistics là một phần quan trọng trong hoạt động sản xuất, kinh doanh và xuất nhập khẩu. Khi doanh nghiệp mua nguyên vật liệu, nhập hàng hóa từ nước ngoài, phân phối sản phẩm đến khách hàng, đây là hệ thống giúp dòng hàng được vận chuyển, lưu trữ và kiểm soát suốt quá trình.

Tuy nhiên, logistics không đơn thuần là vận chuyển hàng hóa.

Một quy trình logistics có thể bao gồm vận chuyển, kho bãi, kiểm đếm, đóng gói, quản lý chứng từ, khai báo hải quan, thông quan, giao nhận và nhiều hoạt động liên quan khác.

Đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu, đặc biệt là doanh nghiệp thường xuyên nhập hàng từ Trung Quốc về Việt Nam, việc hiểu đúng về logistics giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc kiểm soát chi phí, thời gian và toàn bộ quá trình đưa hàng về kho.

Logistics là gì?

Logistics là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, thực hiện và kiểm soát dòng di chuyển của hàng hóa, thông tin và các nguồn lực liên quan từ điểm xuất phát đến điểm tiêu thụ hoặc sử dụng cuối cùng.

Nói đơn giản, logistics giúp trả lời các câu hỏi:

• Hàng hóa được lấy ở đâu?
• Vận chuyển bằng phương thức nào?
• Lưu trữ ở đâu?
• Xử lý chứng từ ra sao?
• Làm thủ tục như thế nào?
• Hàng được giao đến đâu và khi nào?

Tùy vào đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, phạm vi logistics có thể khác nhau.

Một doanh nghiệp sản xuất có thể tập trung vào logistics nguyên vật liệu và kho hàng. Trong khi đó, doanh nghiệp nhập khẩu cần quan tâm nhiều hơn đến vận chuyển quốc tế, chứng từ, hải quan, thuế, kho bãi và giao hàng nội địa.

Logistics bao gồm những hoạt động nào?

Logistics là một chuỗi hoạt động liên kết với nhau. Chỉ cần một khâu không được kiểm soát tốt, toàn bộ tiến độ của lô hàng có thể bị ảnh hưởng.

• Vận chuyển hàng hóa

Vận chuyển là hoạt động phổ biến nhất trong logistics, đảm nhiệm việc đưa hàng từ nơi gửi đến nơi nhận.

Tùy vào tuyến đường, loại hàng và yêu cầu thời gian, doanh nghiệp có thể lựa chọn đường bộ, đường biển, đường hàng không hoặc kết hợp nhiều phương thức vận tải.

Đối với tuyến Trung Quốc – Việt Nam, đường bộ là một phương thức được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhờ khả năng kết nối trực tiếp giữa các khu vực sản xuất, kho hàng và cửa khẩu.

•  Kho bãi

Kho bãi giúp doanh nghiệp tập kết, lưu trữ và quản lý hàng hóa trước khi đưa vào sản xuất, kinh doanh hoặc giao cho khách hàng.

Hoạt động kho không chỉ đơn giản là “để hàng”.

Doanh nghiệp còn có thể cần kiểm đếm, phân loại, sắp xếp, đóng gói, quản lý tồn kho và kiểm soát tình trạng hàng hóa.

• Quản lý chứng từ

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, chứng từ là một phần quan trọng của quy trình logistics.

Thông tin trên chứng từ liên quan trực tiếp đến hàng hóa và quá trình khai báo. Vì vậy, việc kiểm tra tính chính xác và thống nhất của thông tin cần được thực hiện trước khi hàng được xử lý tại cửa khẩu.

• Thủ tục hải quan

Đối với hàng hóa xuất nhập khẩu, logistics có mối liên hệ chặt chẽ với thủ tục hải quan.

Tùy từng mặt hàng, doanh nghiệp có thể cần thực hiện khai báo, chuẩn bị hồ sơ, xác định mã HS, thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc đáp ứng các yêu cầu quản lý chuyên ngành.

• Giao hàng chặng cuối

Sau khi hoàn tất các công đoạn cần thiết, hàng hóa tiếp tục được vận chuyển từ kho hoặc điểm nhận đến địa chỉ của doanh nghiệp.

Đây là bước cuối nhưng có ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng đưa hàng vào sản xuất hoặc kinh doanh.

Logistics khác gì với vận chuyển?

Vận chuyển và logistics thường được sử dụng cùng nhau nhưng không hoàn toàn giống nhau.

Vận chuyển: tập trung vào việc di chuyển hàng hóa từ địa điểm này sang địa điểm khác.

Logistics: có phạm vi rộng hơn, bao gồm cả vận chuyển và nhiều hoạt động hỗ trợ dòng hàng như kho bãi, kiểm đếm, chứng từ, hải quan, giao nhận và quản lý thông tin.

Có thể hiểu đơn giản: Vận chuyển là một phần của logistics.

Do đó, khi doanh nghiệp lựa chọn một đơn vị logistics, không nên chỉ nhìn vào giá cước vận chuyển.

Một phương án có giá vận chuyển thấp nhưng phát sinh nhiều chi phí ở khâu kho, thủ tục, lưu hàng hoặc giao nhận chưa chắc đã là phương án có tổng chi phí tốt nhất.

Vai trò của logistics đối với doanh nghiệp

Logistics ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng vận hành của doanh nghiệp

Kiểm soát chi phí

Chi phí logistics có thể xuất hiện ở nhiều công đoạn: vận chuyển, kho bãi, bốc xếp, đóng gói, thủ tục, lưu kho và giao hàng.

Nếu từng khâu được quản lý riêng lẻ, doanh nghiệp khó nhìn thấy tổng chi phí thực tế của một lô hàng.

Quản lý logistics theo một quy trình thống nhất giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ hơn về tổng chi phí đầu vào.

Kiểm soát thời gian

Thời gian vận chuyển chỉ là một phần trong tổng thời gian logistics.

Một lô hàng có thể mất ít thời gian trên đường nhưng vẫn bị chậm nếu chứng từ chưa hoàn thiện, thủ tục chưa xử lý xong hoặc hàng phải chờ tại kho.

Vì vậy, doanh nghiệp nên đánh giá logistics dựa trên **toàn bộ thời gian từ khi hàng được chuẩn bị đến khi hàng về đến kho**, thay vì chỉ quan tâm thời gian xe chạy.

Hạn chế rủi ro

Thông tin hàng hóa không thống nhất, chứng từ thiếu, khai báo không phù hợp hoặc lựa chọn phương án vận chuyển không phù hợp đều có thể tạo ra rủi ro cho doanh nghiệp.

Một quy trình logistics được chuẩn hóa giúp các bên liên quan có thông tin rõ ràng và phối hợp tốt hơn.

Hỗ trợ kế hoạch kinh doanh

Khi doanh nghiệp biết được thời gian và chi phí logistics tương đối ổn định, việc lập kế hoạch nhập hàng, dự trữ hàng hóa và tính giá vốn cũng chủ động hơn.

Đặc biệt với doanh nghiệp nhập khẩu thường xuyên, logistics ổn định giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng bị động về nguồn hàng.

Logistics trong hoạt động nhập khẩu Trung Quốc – Việt Nam

Trung Quốc là một trong những nguồn cung hàng hóa quan trọng của nhiều doanh nghiệp Việt Nam.

Quá trình đưa hàng từ Trung Quốc về Việt Nam có thể trải qua nhiều công đoạn, từ lúc nhà cung cấp chuẩn bị hàng cho đến khi hàng được giao về kho doanh nghiệp.

Một quy trình có thể bao gồm:

Nhà cung cấp chuẩn bị hàng → tập kết tại kho → kiểm tra và xử lý hàng hóa → chuẩn bị chứng từ → vận chuyển → thực hiện thủ tục hải quan → thông quan → vận chuyển về kho Việt Nam → giao hàng.

Tùy loại hàng, hình thức nhập khẩu và yêu cầu của doanh nghiệp, các bước cụ thể có thể thay đổi.

Với hàng nhập khẩu chính ngạch đường bộ, việc chuẩn bị thông tin hàng hóa và chứng từ từ sớm đặc biệt quan trọng.

Tên hàng, số lượng, trị giá, xuất xứ, mã HS và các thông tin liên quan cần được kiểm tra để phục vụ quá trình khai báo và làm thủ tục.

Điều này giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng hàng đã đến cửa khẩu nhưng hồ sơ vẫn chưa sẵn sàng.

Logistics chính ngạch đường bộ là gì?

Logistics chính ngạch đường bộ là hoạt động tổ chức vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ trong quy trình xuất nhập khẩu chính thức giữa hai quốc gia.

Đối với tuyến Trung Quốc – Việt Nam, hàng hóa có thể được vận chuyển qua các cửa khẩu đường bộ và thực hiện các thủ tục xuất nhập khẩu theo quy định.

Điểm quan trọng của phương thức này không chỉ nằm ở việc vận chuyển hàng bằng xe.

Doanh nghiệp cần quản lý đồng bộ:

Hàng hóa – chứng từ – khai báo – thủ tục hải quan – vận chuyển – giao nhận.

Nếu một trong các khâu này không được chuẩn bị phù hợp, tiến độ của toàn bộ lô hàng có thể bị ảnh hưởng.

Những yếu tố ảnh hưởng đến chi phí logistics

Chi phí logistics không có một mức cố định cho tất cả các lô hàng.

Một số yếu tố thường ảnh hưởng đến chi phí gồm:

•  Loại hàng hóa
•  Khối lượng và số lượng
•  Kích thước, trọng lượng
•  Tuyến vận chuyển
•  Phương thức vận tải
•  Thời gian yêu cầu
•  Điều kiện giao nhận
•  Chi phí kho bãi
•  Chi phí thủ tục
•  Thuế và các nghĩa vụ liên quan
•  Yêu cầu đóng gói, kiểm đếm hoặc xử lý đặc biệt

Vì vậy, khi tính giá nhập hàng, doanh nghiệp nên tính trên tổng chi phí đưa hàng về đến kho, thay vì chỉ dựa vào giá mua hoặc cước vận chuyển.

Doanh nghiệp nên lựa chọn dịch vụ logistics như thế nào?

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần sử dụng toàn bộ dịch vụ logistics.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn theo nhu cầu thực tế: chỉ vận chuyển, sử dụng kho, hỗ trợ thủ tục hải quan hoặc sử dụng giải pháp logistics tổng thể.

Khi đánh giá một đơn vị logistics, doanh nghiệp nên xem xét:

• Năng lực vận chuyển: Có đáp ứng được tuyến đường, sản lượng và loại hàng hay không?

• Năng lực kho: Có địa điểm tập kết phù hợp và khả năng quản lý hàng hóa hay không?

• Năng lực xử lý thủ tục: Có đội ngũ hiểu quy trình xuất nhập khẩu và có khả năng hỗ trợ hồ sơ hay không?

• Khả năng theo dõi:  Doanh nghiệp có thể cập nhật tình trạng lô hàng trong quá trình vận chuyển hay không?

• Tính minh bạch về chi phí: Các khoản phí có được tư vấn rõ ràng trước khi triển khai hay không?

Một đơn vị logistics phù hợp không chỉ giúp doanh nghiệp đưa hàng về Việt Nam mà còn phải giúp doanh nghiệp kiểm soát được quá trình đưa hàng về.

Khi nào doanh nghiệp nên thuê đơn vị logistics?

Doanh nghiệp có thể cân nhắc thuê dịch vụ logistics khi:

– Chưa có đội ngũ chuyên trách xuất nhập khẩu.

– Nhập hàng từ Trung Quốc thường xuyên.

– Cần vận chuyển hàng số lượng lớn.

– Cần kho tập kết tại Trung Quốc hoặc Việt Nam.

– Cần hỗ trợ thủ tục hải quan.

– Muốn kiểm soát tốt hơn thời gian và chi phí logistics.

– Muốn tập trung nguồn lực cho hoạt động kinh doanh thay vì tự xử lý toàn bộ khâu vận hành.

Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, sử dụng dịch vụ logistics bên ngoài có thể giúp giảm áp lực đầu tư vào phương tiện, kho bãi và nhân sự chuyên trách.

Kết luận

Logistics là một hệ thống bao gồm nhiều hoạt động liên kết nhằm đảm bảo hàng hóa được vận chuyển, lưu trữ và giao nhận đúng kế hoạch.

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, logistics không chỉ là vận chuyển quốc tế mà còn liên quan đến kho bãi, chứng từ, thủ tục hải quan, thông quan và giao hàng.

Đặc biệt với doanh nghiệp nhập khẩu Trung Quốc – Việt Nam, việc xây dựng một quy trình logistics rõ ràng giúp doanh nghiệp chủ động hơn về thời gian, chi phí, chứng từ và kế hoạch hàng hóa.

Thay vì chỉ đặt câu hỏi “cước vận chuyển bao nhiêu?”, doanh nghiệp nên nhìn logistics dưới góc độ rộng hơn:

Tổng chi phí là bao nhiêu?

Tổng thời gian là bao lâu?

Quy trình có minh bạch không?

Và doanh nghiệp có kiểm soát được lô hàng của mình hay không?**

Đó mới là nền tảng để xây dựng một hoạt động nhập khẩu ổn định và lâu dài.

PT.Logistic đồng hành cùng doanh nghiệp

PT.Logistic cung cấp dịch vụ vận tải, thủ tục hải quan, kho bãi và logistics toàn cầu cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Liên hệ đội ngũ PT.Logistic qua trang Liên hệ để được tư vấn phương án phù hợp với lô hàng của bạn.